Anforderungen an digitale Kassensysteme steigen weiter

Am 16. Dezember 2016 hat der Bundesrat dem Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen zugestimmt. Wie wir bereits am 31. Oktober 2016 in unseren Steuernews berichtet haben, sind bereits ab dem 01. Januar 2017 erhebliche Verschärfungen hinsichtlich der Anforderungen an elektronische Kassensysteme eingetreten.

Diese wurden nun seitens des Gesetzgebers für unzureichend erklärt und entsprechend konkretisiert. Eine generelle Pflicht für das Führen eines digitalen Kassensystems besteht nach wie vor nicht. Die offene Ladenkasse ist demnach weiterhin zulässig.

Im Folgenden sind die wichtigsten Neuerungen zusammengefasst. 

Einzelaufzeichnungspflicht

Jeder Geschäftsvorfall ist laufend und einzeln zu erfassen und entsprechend zu speichern bzw. aufzubewahren. Aus Zumutbarkeitsgründen kann bei dem Verkauf von Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden. Dies gilt gemäß der Abgabenordnung in der neuen Fassung aber nur, wenn der Steuerpflichtige kein elektronisches Kassensystem nach den neuen gesetzlichen Anforderungen verwendet (offene Ladenkasse).

Kassennachschau

Ab dem 1. Januar 2018 eröffnet die neue Gesetzgebung die Möglichkeit der Kassennachschau. Diese kann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten von der Finanzverwaltung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen erfolgen. Eine entsprechende Prüfung wird ebenfalls bei Steuerpflichtigen möglich sein, die eine manuelle offene Ladenkasse führen.

Technische Sicherheitseinrichtung

Digitale Kassensysteme müssen ab dem 01. Januar 2020 über ein Sicherheitsmodul verfügen, welches die Eingaben protokolliert und garantiert, dass diese nicht mehr unerkannt geändert werden können. Ferner sind die Einzelaufzeichnungen auf einem entsprechenden Speichermedium für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu speichern. Eine systemseitige Schnittstelle muss die Auslesung der Kassendaten für Prüfungszwecke zu jeder Zeit gewährleisten.

Verpflichtende Belegausgabe

Ab dem 01. Januar 2020 ist für jeden Geschäftsvorfall eine Belegausgabe vorzunehmen. Allerdings ergibt sich hieraus keine Mitnahme- oder Aufbewahrungspflicht für den Kunden. Auch bei Verzicht des Kunden muss in jedem Falle ein Beleg produziert werden. Diese können elektronisch oder in Papierform generiert werden. Aus Gründen der Zumutbarkeit kann der Steuerpflichtige nach Bewilligung der Finanzbehörde von der Belegausgabepflicht befreit werden. Dies soll der Fall sein, wenn Waren an eine Vielzahl von unbekannten Personen veräußert werden, wie es etwa bei Marktständen der Fall ist (offene Ladenkasse).

Ordnungswidrigkeitstatbestände

Um die Durchsetzung der überarbeiteten Grundsätze durchzusetzen, wurden weitere Ordnungswidrigkeitstatbestände in § 379 AO aufgenommen.

Verpflichtende Änderungen ab 2020

Aufgrund des zu erwartenden Umstellungsaufwandes gelten die oben genannten Änderungen erstmals für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019. Folglich sind die erhöhten Standards ab dem 01. Januar 2020 für alle Steuerpflichtigen, die ein digitales Kassensystem nutzen, verpflichtend anzuwenden.

Allerdings hat der Gesetzgeber diesbezüglich eine Bestandsschutzregelung geschaffen, nach der Kassensysteme, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind und zwischen dem 25. November 2010 und 01. Januar 2020 angeschafft wurden, bis zum 31.12.2022 weitergenutzt werden können. Dennoch empfehlen wir Ihnen sich rechtzeitig mit dem Anbieter Ihres Kassensystems in Verbindung zu setzen, um eine mögliche Aufrüstung zu prüfen.